"Delegeren is los laten aan een touwtje".
Delegeren is loslaten aan touwtje: hoe doe je dat? In veel sectoren hebben ondernemers een groeistrategie. Prima en ook noodzakelijk, maar die strategie heeft ook gevolgen voor onder meer de invulling van uw eigen werkzaamheden. Er is ruimte in uw agenda nodig om nieuwe activiteiten tijdig op te kunnen pakken. Een oplossing kan zijn om taken te delegeren.
Delegeren kost in het begin méér tijd ! Delegeren geeft nieuwe kansen en mogelijkheden en kent vele voordelen. Toch blijkt het in de praktijk niet altijd gemakkelijk te zijn om goed en tijdig taken te delegeren. Mijn ervaring is dat ondernemers onderschatten dat delegeren in het begin juist méér tijd vraagt dan het oplevert. Juist op een moment dat het druk is of er sprake is van een calamiteit, past dat niet. Daarom is het belangrijk om met het delegeren van taken op tijd een start te maken.
Delegeren: over de schutting gooien ? Ondanks dat u taken aan verschillende personen kunt delegeren, ga ik hieronder ervan uit dat u taken delegeert aan één van uw medewerkers. Delegeren heeft twee kanten: u moet loslaten en uw medewerker moet er klaar voor zijn om die taak naar behoren uit te voeren. Delegeren is dus niet ‘over de schutting gooien’. Daarvoor is een begeleidingstraject nodig, waarbij er voor u als ondernemer een nieuwe taak bijkomt: u dient de medewerker te ondersteunen op de uitvoering van zijn nieuwe taak.
Aandachtspunten bij delegeren: Verder wilt u de kwaliteit van de gedelegeerde activiteiten volgen. Dit betekent dat u andere managementinformatie nodig heeft om adequaat op ontwikkelingen te reageren. Neem dus voor uzelf een proef op de som: welke taken heeft u onlangs gedelegeerd, heeft u voldoende begeleidingstijd genomen en hoe heeft u de ontwikkelingen gevolgd?
Delegeren naar de juiste personen: Verder is het belangrijk om aan de juiste persoon te delegeren: u wilt immers dat zij de activiteiten minstens zo goed uitvoeren dan uzelf. Hiervoor is het belangrijk om de persoonlijke (latente) kwaliteiten van medewerkers te kennen. Ook inzicht in de persoonlijke kenmerken en de wijze waarop medewerkers worden gemotiveerd, is belangrijk om taken goed te kunnen delegeren.
Variatie in persoonlijke profielen: Voor een medewerker kan een taak ook te moeilijk of teveel omvattend zijn. Een taak kan ook als ‘het opknappen van rotklusjes worden ervaren. De voorgaande aspecten kunnen demotiverend werken, zodat u mogelijk het averechtse resultaat bereikt. Het inzichtelijk krijgen of het gewenste functieprofiel bij het persoonlijk profiel past, zijn diverse analyse hulpmiddelen voor. Vanwege veranderende taken van uzelf en van het personeel, kan dat inzicht binnen de totale onderneming zinvol zijn.
Neem voor uzelf een proef op de som: Hoe krijgt u vooraf nagenoeg zeker of de nieuwe taken bij desbetreffende persoon passen en of die daardoor extra gemotiveerd raken? Heeft u al een keer een persoonlijke analyse voor uzelf en/ of uw personeelsleden laten maken ?
Iedere situatie is anders: Ondanks alle goede voorbereidingen kan het toch zijn dat het proces van overdragen van taken niet optimaal verloopt. Een analyse van de oorzaak is daarbij belangrijk. Voor u kan drukte een reden zijn om te delegeren. Maar als medewerkers nieuwe taken erbij krijgen, krijgen ze het waarschijnlijk ook te druk. Een ‘herverkaveling van taken’ binnen de totale organisatie is daarbij van belang.
Taken en verantwoordelijkheden: Een ander voorkomend knelpunt in de praktijk is dat de taken wel zijn overgedragen, maar niet de verantwoordelijkheden. Een andere oorzaak kan zijn dat u in het proces niet heeft gekeken naar het gedrag van personen, maar vooral gekeken naar de financiële resultaten binnen het bedrijf. Mogelijk heeft u niet of niet tijdig naar de juiste prestatie-indicatoren gekeken.
Kritisch naar uzelf: Uiteraard zijn er in de analyse nog tal van andere mogelijke oorzaken te benoemen. Het is belangrijk wat de oorzaak in ùw situatie is. Neem voor uzelf een proef op de som: Combineert u bij het delegeren van uw eigen taken dat met de totale herverkaveling van taken binnen uw bedrijf ? Als u het proces van delegeren analyseert, hoe kritisch bent u dan naar uzelf ?
Oftewel: hoe laat u los aan een touwtje? Goed om daar eens bij stil te staan. Interesse in een vrijblijvend gesprek over delegeren ? Albert Voet Managementadvies en mediation
